¿Apostillar o no apostillar?

¿Apostillar o no apostillar? He ahí la cuestión

¿Apostilla? ¿Cómo? ¿Tengo que apostillar una traducción jurada? ¿Se puede apostillar cualquier documento? Estas y otras muchas preguntas nos asaltan a la hora de gestionar ciertos documentos. En esta entrada te explicamos todos los «secretos» de la apostilla de La Haya.

 

¿Qué es la apostilla de La Haya?

La apostilla de La Haya es un método simplificado de legalización de documentos para verificar la autenticidad de las firmas que contiene. Este formalismo fue introducido por el Convenio de La Haya, el 5 de octubre de 1961.

La apostilla puede emitirse en dos formatos: formato papel o formato digital. La apostilla en soporte papel se emite siempre para documentos en el mismo soporte, está firmada de manera digital y acompaña al documento apostillado, ya sea en el reverso del documento o en una página adicional —como anexo o prolongación—, unida a él por un medio inalterable (grapas, sellos u otro medio similar).

En cambio, las apostillas electrónicas o digitales se emiten únicamente para documentos públicos emitidos en soporte electrónico. Al igual que su hermana en papel, la apostilla electrónica está firmada de forma digital y contiene el documento público que autentifica. En este caso, la firma electrónica garantiza que ni la apostilla ni el documento público hayan sido alterados tras su emisión. Los solicitantes de la apostilla electrónica pueden descargársela a través de la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia.

Cada apostilla contiene un Código Seguro de Verificación, el cual da seguridad y validez a la apostilla en España.

Gracias a las nuevas tecnologías, puedes comprobar la validez de la apostilla a través del Registro Electrónico de Apostillas, disponible en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia. En la actualidad, este registro ha sustituido a los tradicionales ficheros manuales de apostillas.

 

¿Para qué sirve una apostilla?

Se solicita apostillar un documento emitido en un país para que surta efectos legales en otro país diferente. Con esta certificación, tal y como hemos dicho antes, el documento queda autentificado y reconocido en cualquier país firmante del Convenio de La Haya.

En sí, la apostilla es un documento del gobierno, de uso internacional, que sirve para certificar que el funcionario o persona oficial que firma el documento original es una persona existente, autorizada y cualificada para firmar o sellar el documento en cuestión.

Si el documento y la apostilla van dirigidos a un país hablante de la misma lengua (por ejemplo, un documento francés con apostilla francesa que tendrá que surtir efectos legales en Bélgica), no haría falta una traducción ni del documento ni de la apostilla. Sin embargo, si este mismo documento francés debiese ser presentado en España, necesitarás una traducción, normalmente jurada, tanto del documento como de la apostilla.
En ningún momento la apostilla asegura la veracidad del contenido del documento, es decir, no certifica que el contenido de dicho documento sea verdad. Por ejemplo: si en un título universitario se indica que Menganito ha finalizado los estudios de medicina en la Universidad de La Pampa, la apostilla no asegura que Menganito de verdad haya cursado dichos estudios; sino solo autentifica la firma del rector o la persona firmante del diploma en cuestión.

 

¿Qué pinta tiene una apostilla?

Actualmente la apostilla se expide en tres idiomas (inglés, francés y español). De hecho, es muy común encontrarla en versión trinlingüe (con el idioma del país en el que se emite destacado):

La apostilla de la Haya en los 3 idiomas

La apostilla de la Haya en los 3 idiomas

 

¿Todos los países pueden apostillar un documento público?

No, únicamente los países firmantes del Convenio de La Haya del 5 de octubre de 1961.

 

¿Cuándo se necesita la apostilla de La Haya?

Por lo general, es el destinatario (la autoridad solicitante) quien indica si el documento precisa o no la apostilla de La Haya. Por esta razón, siempre recomendamos a nuestros clientes preguntar si necesita o no apostillar el documento.

 

¿Qué órgano pone la apostilla?

Si se trata de un documento notarial español, deberás acudir al Colegio de Notarios correspondiente.

Si, en cambio, se trata de un documento judicial español, será el Ministerio de Justicia o los Tribunales Superiores de Justicia de las Comunidades Autónomas los encargados de apostillar su documento.

Por otro lado, si necesitas apostillar un expediente académico o certificados de estudios emitidos en España, el Ministerio de Educación deberá, en primer lugar, sellar tus certificados y, después, tendrás que acudir al Ministerio de Justicia para solicitar la apostilla.

Ten en cuenta que la apostilla debe añadirse antes de realizar la traducción jurada, ya que, aunque el nombre de los campos viene en tres idiomas, el contenido (por ejemplo, el cargo de la persona firmante) debe ser traducido por un traductor-intérprete jurado.

 

¿Qué datos incluye la apostilla?

En la apostilla aparecen los datos siguientes: país de emisión del documento, quién lo firma y en calidad de qué actúa (notario, funcionario, etc.), sello del firmante del documento público, la certificación que especifica el lugar y la fecha de emisión de la apostilla, quién emite la apostilla, el número de ésta y el sello y firma del emisor. En la imagen siguiente puedes ver con detalle todos los datos incluye una apostilla:

Datos que aparecen en una apostilla

Datos que aparecen en una apostilla

 

¿En la traducción jurada de la apostilla deben aparecer los tres idiomas?

No, el traductor jurado solo traducirá al idioma de su combinación. Es decir, si el traductor jurado posee el título para la combinación inglés-español, traducirá únicamente del inglés; el resto de texto no aparecerá traducido o se indicará entre corchetes [mismo texto en francés] o [texto en francés].

 

¿Si el país de expedición del documento no es firmante del Convenio de La Haya, dónde debo legalizarlo?

En este caso tendrás que recurrir a la legalización consular. Por lo general, deberás acudir a la embajada o consultado del país emisor del documento, donde te indicarán cómo debes proceder.

 

¿Y si me piden apostillar o legalizar una traducción jurada?

Si tienes que presentar, por ejemplo, un documento oficial de España en otro país en el que se hable otro idioma distinto al español, necesitarás hacer una traducción jurada; sin embargo, aunque en España baste con el sello, firma y certificación del traductor-intérprete jurado, otros países pueden solicitar una apostilla o una legalización o legitimación de la firma del traductor jurado.

Si te sucede esto, pide a la organización que te solicita este trámite que te detalle qué tipo de legalización precisa, ya que el término «legalizar» una traducción jurada puede entenderse de varias maneras.

  1. Apostilla de La Haya de la traducción jurada.
  2. Legalización consular, para los países no firmantes del Convenio de La Haya.
  3. Legalización de la firma del traductor-intérprete jurado ante el Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación. Donde el Ministerio comprobará en su base de datos el número de traductor jurado y la firma para verificar que estos son auténticos. En este caso deberás ponerte en contacto con el Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación.
  4. Legitimación notarial de la firma del traductor-intérprete jurado. En este último caso, es el traductor jurado quien debe acudir al Notario para que éste, mediante el DNI y el carnet de traductor-intérprete jurado, legitime la firma que figura en la traducción.

El servicio de traducción jurada de Magnolia Solutions garantiza una traducción fiel y exacta al original y todos sus anexos. Si necesitas presentar cualquier documento público en España o en otro país, no dudes en pedirnos presupuesto. Además, este mes puedes beneficiarte de nuestra oferta especial en traducciones juradas.

 

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Fuentes:
Validez de Documentos, en la web del Ministerio de Exteriores.
La apostilla digital, en la web del Ministerio de Justicia.
Apostilla de La Haya, en www.traductor-jurado.org
Cómo legalizar una traducción jurada, en www.traductor-jurado.org
La apostilla de La Haya y la traducción jurada, en www.traduccion-jurada-oficial.com
¿Qué es una apostilla?, en www.traductoresoficiales.es

Cristina Aroutiounova About the author

Armenia de nacimiento, criada en Rusia, pero española de corazón. Tímida, pero con carácter, siempre intento superar los obstáculos que me encuentro. Adoro a los animales. Colecciono aficiones y viajes. Como buena traductora, soy muy curiosa, y sé un poquito de todo.

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